職場人:做時間的管理者

發佈時間:7/1/2016 10:15:15 AM

作者:轉自互聯網 來源:轉自互聯網 流覽次數:3614
        不少上班族都有這樣的感慨:“忙了一天,也不知道忙了什麼,時間還不夠用。”其實,只要有效地運用時間,就可以提高工作效率,在相同的時間裏做更多的事,而且做得更好,成為一名出色的管理者。如何才能有效地運用時間呢?

        學會管理時間

        對於那些想要積極努力去完成堆在面前的任務的人來說,他們的敵人就是時間。一天只有24小時,刨去吃飯、睡覺、通勤以及一些個人方面的“剛需”,剩下的滿打滿算也只有12個小時。總是覺得時間不夠花,被工作追著跑,怎麼辦?

        其實,越是在忙碌的時候,就越要學會管理自己的時間。每個人一天當中都有一個可以稱之為高效時段的最佳時間,大多數人早上最為清醒,也有些人下午的狀態最好,很多媒體人士則認為夜深人靜最有效率。最好把那些最具挑戰性的工作拿到這些高效時間裏去完成。迪士尼的老總羅伯特·愛格爾,每天早晨4 時45分起床,到健身房鍛煉,6時進入辦公室閱讀各種資料,直到7時舉行一天當中的第一次會議。“我想人們都會有自己的生理節奏。”他說,“不過,對我來說,早晨是巔峰時刻,那時候比較心平氣和一點。”

        另一個常用的辦法就是做計劃,給所有工作排個優先順序。當然,絕不能僅僅把最緊急的事情排在前面,因為如果這樣的話,長此以往你就會發現最重要的卻不太緊急的事情根本還沒有開始幹。矽谷著名的美女、雅虎CEO瑪麗莎·梅耶爾(Marissa Mayer)是堅決執行這個辦法且卓有成效的。她經常檢視大小事的優先順序,確保正在處理的是最重要的事情。2012年,當她被雅虎聘為CEO 的時候,她正懷著孕。正是靠著良好的時間管理,她才能兼顧事業和家庭。

        臺灣微軟公關副總經理張衣宜使用的則是更加主動的“期望值”管理法。曾經,她一天五六場會是家常便飯,IM(微軟內部通訊)隨時擠滿了數十條未讀訊息;微軟內規,若對一件議案有異議,須在48小時回復,否則視同同意,這讓她到哪裏都得帶著電腦;三百六十度績效評估加上平衡計分表,要求她不只要討好區域主管,還得打點平行部門的主管。這樣的工作狀態,必須有管理時間的新思維。

        在市場不確定性極高、產品周期變短、工作被劃分成分秒的情況下,與其長期處於被動狀態,坐等突發狀況上門,不如拿回時間自主權;與其被不可控制的事情追著跑,不如先發制人,主動管理影響你時間的人,例如上司、同事、部屬、客戶。時間管理問題多數是跟人互動所產生的。當你讓對方覺得,他所在意的事情可實現性越高,或此事對他很有用時,對他的激勵效果越強,就更能令他完成你想要的目標。這樣一來,你的時間自主權就變高了。

        戰勝“拖延癥”

        很多人對於堆積如山的任務的態度不是努力去應對,而是想方設法地躲避,仿佛不去做的話這個單調乏味或令人倍感壓力的事就會自己消失。

       若幹年前,美國經濟學家喬治·阿克洛夫在印度工作。他的朋友兼同事斯蒂格利茨來看他,落下一箱衣服,他得把這些衣服從印度郵遞至美國。阿克洛夫急著想將它們送回去,但印度的官僚體系和阿克洛夫自己稱作“我在這些事情上的無能”使之成為一件麻煩事——確實,他估計這將會占去一整個工作日的時間。於是,他一周又一周地推遲處理這件事情。八個月後,直到阿克洛夫自己都快要回國了他才解決了這個問題。

       這就是拖延癥。當你把不想做的事情扔到一邊時,你會產生一種控制的錯覺,以及一種在工作中其他地方無法找到的及時短暫的快感。調查顯示,86%的職場人聲稱自己有拖延癥,50%的職場人不拖到最後一刻,不會開始動手工作,13%的人不拖到領導再催絕不完成。

      專家戴維·艾倫認為,拖延的原因是恐懼和焦慮,而不是懶惰。所以,戰勝拖延癥的首要辦法就是提升自己的意誌力。克服焦慮就要學會控制自己的情緒,對一些應該做的事情,應立即行動,你會發現你的工作效率驚人。

       你還得學會在通勤時間做一些必要的工作,這會補償很大一部分工作時間。說真的,在擁擠的地鐵裏構思工作,可比踮著腳在別人肩膀上看電影舒服多了。
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