辦公室網聊能否實行人性化管理

    有數據顯示，MSN、QQ已經成為辦公人群的首選通訊工具，但是30％的企業不允許使用MSN和QQ，其最主要的原因是怕員工在上班的時候聊家常，影響工作。不過，因噎廢食也不是一個好的辦法。畢竟即時通信已經是一種非常流行的商務溝通工具。

    然而正如“劍有雙刃”，MSN/QQ等主流網聊工具在給企業辦公帶來溝通便利的同時，也給企業帶來了諸多難題及風險。 首當其沖的，就是員工的私聊問題。有調查數據表明，開放使用MSN、QQ的公司，員工每天上班時間里在網上處理私人事務的時間平均多達2、3個小時以上，其中包括與私人網友聊天、瀏覽各種MSN/QQ隨帶的休閑新聞、打游戲、交友活動等。也就是說，按每天8小時、每月22個工作日計算，老板每個月多給員工放了近5-8天“假”。

    與“員工私聊、休閑娛樂問題”相比較，更大的風險來自于通過主流網聊工具所傳播的網絡病毒，引發企業內部電腦網絡癱瘓、公司信息外泄被盜。另一方面，因為員工聊天帳號一般由員工注冊及掌控，企業無法從根本上進行統一管理，這樣，員工一頭連著諸多的企業商業資料，另一頭連著廣泛的、不可控的外部聊天對象，這是非常可怕的事情。

    “我非常清楚MSN/QQ所帶來的這些問題，但許多事情不好管得太嚴，”一位企業老板無奈地表示，“畢竟如今聊天工具已和電話、手機一樣普及，的確用起來非常方便，溝通效率很高，而且節省公司大量的通訊費用” 有這種想法的老板的確不在少數，明知無限制的私聊和休閑娛樂，已經嚴重干擾員工的工作效率、明知有太多的安全缺陷與威脅，但“投鼠忌器”，多數企業管理者也只能對之“睜一只眼、閉一只眼”。

    據了解，針對辦公室網聊問題，目前只有兩種管理辦法。一種是徹底禁止，或者購買用于企業內部的即時通訊軟件，另一種是監控使用。

    選擇“徹底禁止”的企業，大多是對MSN/QQ等聊天工具“恨之較切”的企業。取而代之的解決方案是，企業自己花錢購買軟件部署一套內部聊天通訊系統，從而在根本上解決私聊、安全等問題。可惜的是，這樣的通訊只限于本企業內部，企業員工無法與外部合作伙伴正常溝通，這樣給企業帶來的價值就大打折扣了。而且，由于企業管理者可以監控到員工的聊天內容，員工使用的積極性和頻率也大大降低，達不到企業預期的使用效果。況且，少則數千，動輒幾萬、幾十萬的投入，對企業本身是一個不小的負擔。

    而采用“監控使用”的辦法大多是容忍員工使用網聊工具的企業，方法簡單，操作方便，成本也很低，但實際引發的負面效應卻更加可怕。

    “有一種被偷窺的感覺。”某公司員工張小姐如此描述自己公司監控網聊的做法。“在網上說話的人很多，即使和自己的客戶和同事，為了融洽關系，有時也難免會有一些很親密的對話，但現在監控聊天搞得我們提心吊膽，像作‘賊’一樣！”

    某企業CEO董先生向記者道出了自己的郁悶：“不監控吧，辦公室私聊嚴重干擾工作；監控吧，侵犯隱私，員工有抵觸情緒，反而更影響工作。我們也是左右為難哪！” 而最難做的，恐怕是具體實施操作的人事經理或網絡主管，按老板的意思安裝監控吧，得罪員工；放開不管吧，老板不悅，“兩頭不是人”，成了得罪人的冤大頭。

    顯然，這種管理方式并不得人心。除了讓員工承受較大的心理壓力之外，這種簡單至粗暴的管理方法可能還會增加員工和管理者之間的不信任，破壞公司的工作氛圍，進而使整個公司人人自危。

    筆者了解到，員工在工作中使用MSN/QQ也是有很多不快。企業員工在使用MSN/QQ時大都有自己的一套“應對策略”：同時注冊申請兩個或多個MSN/QQ帳號，上班的時候用一個，下班或休閑的時候用另一個，聊天的對象各不同。“因為工作忙的時候最怕被朋友和網友搭腔打擾；而回家上網或想與朋友家人聊聊天時又發現我的上司、客戶也都在MSN、QQ上，真怕他們給我安排什么‘任務’。其實我的想法很簡單，就是上班時讓我專心工作，下班后時間是我的，不想被打擾，僅此而已！”許多職場人士也有王先生這樣的煩惱。

    毋庸置疑，網聊方式已成為一種流行的溝通方式，辦公室已離不開網聊。但是“用于休閑娛樂的個人聊天軟件”進入了相對“繁忙、正式的辦公環境”，無論對于管理者和員工，都帶來了諸多的不適和麻煩。那么，有沒有一種能同時讓員工和管理者都滿意的網聊方式呢？

    “對辦公室網聊進行管理，關鍵在于對聊天的對象進行管理，而不是對網聊的具體內容進行監控。”互聯網即時通訊辦公室負責人李茂立先生一針見血地闡述。“上班是工作，溝通的對象主要是同事、客戶、供應商等工作伙伴，即使有私聊，也會加深工作親密關系，有利于工作的開展；下班后的聊天對象更多的是朋友、家人、同學等，作為員工也不希望受工作伙伴的工作打擾。”

    “同時，辦公室網絡通訊在帳號方面最好能夠體現企業統一、規范的形象，就好像企業郵箱一樣。當然也一定要為員工著想，不要侵犯員工的利益，讓員工喜歡的同時又有助于工作，才能夠營造良好的企業氛圍。甚至能夠提供更多的網絡辦公工作。幫助員工高效率、輕松工作。那些只能在一家公司內部溝通的聊天工具，作為通訊工具本身從成本投入和實際應用效果兩個層面都不合適。”李茂立同時強調，“從需求層面上講，企業呼喚新一代針對企業辦公的網聊新方式”，有別于現有的針對個人的網聊工具，兩者并存。上班的辦公網聊工具和下班的個人休閑網聊工具并存，工作與休閑二者互不影響。

    筆者最新從一些企業了解到，正如李先生所繪述的“網聊新方式”已經出現。現在有一種專門提供給企業使用的即時通訊應運而生，就具備李先生所說的這兩個特點，它就是imo（instant messaging office）。

    通過試用imo，筆者發現，imo的上手使用與MSN/QQ極為類似，下載注冊，即開即用。 所不同的是imo針對的是企業辦公，注冊時為每家企業/組織分配一個企業總機帳號，然后基于這個企業總機帳號再由企業管理員統一創建每個員工的使用帳號，每個員工的帳號均以該企業的總機號碼為后綴，方便安全，同時還體現企業統一、規范的形象。這非常像企業使用企業郵箱的形態。

    在聊天對象的管理上也比較巧妙：員工如需要添加企業外部聊天對象則需經過其直接上司（帳號）的審批“同意”后，才能添加成功。一旦添加成功后，員工與該聊天對象的聊天過程是自動加密、無法監控的。這樣真正意義上滿足了對員工聊天內容隱私的尊重、同時由于員工的溝通對象都是經過上司批準的“工作伙伴”，也有效避免了員工私聊的問題。從imo的功能上看，明確定位于辦公，集成了眾多非常實用的辦公工具，如電子公告、文檔同步協作、電子傳真、手機短信、行業咨訊、商機客戶搜索等等。總的來說，從記者了解到的一些imo企業用戶反饋來看，imo對企業需求做到了比較好的契合。當然，作為過渡階段，imo可以與MSN/QQ在辦公室和諧并存，只不過imo作為企業正式的官方通訊工具，“締造純凈網絡辦公”，更能夠營造規范、高效、正式、融洽、純凈的工作氛圍和網絡環境，解決目前辦公室網聊對管理者和員工的兩難困境。（完）