會展事前統籌重在溝通

    【本報消息】大型展會動輒數千人聚集會場，金沙中國會議及展覽統籌部行政總監黎詠姍表示，展會事前統籌工作很重要，因一個展會涉及交通、住宿、場地、餐飲等不同安排。以上周舉辦的展會為例，接待近八千商務客人，共動用八百員工，不同部門之間合作很重要。

    黎詠姍自威尼斯人開幕便加入，坦言多年工作獲益良多，最初抱着學習酒店營運的心態，投入崗位後學習到很多酒店以外的事物。尤其要了解澳門、香港和內地的交通安排，口岸、機場資料等，甚至親自走一次路線，貼身處地了解客戶面對的情況，更好為客戶安排線路和行程。

    她提到，公司鼓勵她考取國際認可的CMP課程，掌握活動策劃者需要知道的事項，課程對工作幫助很大。

    在會議或展覽舉行前，部門會分兩方面部署，一是交通安排到住宿，另一方面就是會議細節，如展會期間用膳、與客戶再協調細節安排。

    至於每場展覽提早安排時間，視乎不同客戶習慣。日本或外國客戶一般會提早一至兩年已開始考察場地和簽約；內地客戶可能因距離較近，相對提前時間較短。曾提前一周接到客戶通知，下周便要接待四、五百人商務團，除了住宿還要安排晚宴等。大型展會最理想的安排時間是提早九個月至半年，會較為順暢。

    每天一會清晰安排

    展會高峰期一天內要接待多場展會客人或晚宴，非常講求團隊精神，不同部門要有良好溝通。為了令部門之間有更好的溝通，每天都會開一個簡單會議，因活動數目很多，安排要更細緻無誤，如有些商務客戶可能會要求酒店把不同的紀念品送至與會者入住的房間，看似小事，但很容易出錯，故必須每日溝通無間。

    相關部門亦有宴會流程文件，每天發放兩次通知，務求不會遺漏。每周與酒店再開會，了解即將到達的客人有哪些要求，如房間是否要水或咖啡等，做好跟進工作。雖然每日溝通會議祇是半小時，但可確保每個相關部門清晰知道即將要處理的工作。