17個Outlook高級技巧

1.收發HTTP類郵件

　　Outlook XP可以收發HTTP類(例如Hotmail)郵件，現在你不必打開瀏覽器連接到Web郵件服務器就可以收發HTTP類郵件了，只要將HTTP郵件服務器(例如Hotmail)賬戶添加到Outlook XP中，就可以用它來收發、管理這類郵件。方法是：

　　在Outlook XP中點擊“工具/電子郵件賬戶”，選擇“查看或更改現有電子郵件賬戶”，在電子郵件賬戶窗口中按“添加”按鈕，然后選擇“HTTP”連接到HTTP電子郵件服務器，在彈出的窗口中設置用戶名、密碼、HTTP服務器地址等(見圖1)。

　以后如果你用Outlook XP來發HTTP郵件，就會收到一封確認信，表示郵件地址所在的服務器收到了你的郵件。你還可以要求服務器發送閱讀確認信。這樣，你就能知道收件人有沒有讀過你的郵件。

　　2.快速接收郵件

　　Outlook XP與Foxmail類似，能夠讓你先下載郵件標題，了解郵件的大致內容，然后再決定是否把信全部收下來，如果你的網速比較慢，利用該功能即可快速地接收郵件。

　　快速接收郵件的方法是：先接收所有郵件的標題，然后為每個郵件添加下載標記，最后按照標記進行處理，下載郵件的全部內容，或者從賬戶中刪除郵件。

　　接收所有郵件的標題：單擊“工具/發送與接收/處理標題/下載標題”，如果選擇“所有賬戶”則把所有賬戶的郵件標題接收下來，如果選擇某個賬戶則只下載該賬戶中的郵件標題。

　　添加/取消郵件下載標記：下載了郵件標題之后，在“添加/取消郵件下載標記”子菜單中，可以為每個郵件添加擬下載、擬下載郵件副本、刪除標記，或者取消標記。其中擬下載標記是指要從賬戶中下載該郵件，并把該郵件從賬戶中刪除；擬下載郵件副本是指下載該郵件，并在賬戶中保留之；刪除標記是指從賬戶中刪除該郵件。

　　按照標記進行處理：在子菜單“處理標記的標題”中，如選擇“所有賬戶”則對所有賬戶的郵件標記進行處理、下載或刪除郵件，如選擇某個賬戶則只處理該賬戶中的郵件標記、下載或刪除郵件。

　　3.輕松接收IMAP郵件

　　Outlook XP能夠接收IMAP郵件，方法是：單擊“工具/發送和接收/更新文件夾列表”，下載IMAP文件列表；然后點擊“工具/發送和接收/處理標題/下載標題”，單擊列表中的IMAP賬戶，手動下載IMAP文件夾中的標題；在“收件箱”中右擊“標題”，單擊快捷菜單上的“標記為下載郵件”，或者按Delete打上刪除郵件的標記，給每個郵件打上下載或刪除的標記；最后根據標記對郵件進行處理：單擊“工具/發送/接收設置/定義發送/接收組”，單擊某個包含IMAP賬戶的組，再單擊“編輯/賬戶/您的IMAP賬戶”，在列表中，選中檢查郵件時要包括的每個文件夾旁的復選框，選擇了每個文件夾后，單擊“下載包含附件在內的整個項目”。

　　4.撤回已發送的郵件

　　如果郵件的收件人尚未閱讀郵件或將郵件從其“收件箱”中移出，就可以撤回已發送的郵件。方法是：在“已發送的郵件”文件夾中，打開要撤回的郵件，在“動作”菜單上，單擊“撤回該郵件”，然后選擇“刪除該郵件的未讀副本”(見圖2)，若要接收有關對每個收件人的撤回是否成功的通知，請選中“告訴我對每個收件人的撤回操作是成功還是失敗”復選框。

 

　5.郵件送達或閱讀后獲得通知

　　要對所有郵件都獲得通知，可以這樣做：在“工具”菜單上，單擊“選項”，單擊“電子郵件選項”，單擊“跟蹤選項”，選中“已讀回執”或“送達回執”復選框。

　　對單個郵件獲得通知：在郵件中，單擊“選項”，在“投票和跟蹤選項”之下，選中“請在送達此郵件后給出‘送達’回執”或“請在閱讀此郵件后給出‘已讀’回執”復選框。

　　6.發送郵件而不顯示收件人名稱

　　當你向某人發送郵件時，如果希望郵件的其他收件人看不見該收件人的姓名，可以這樣：在郵件中單擊“收件人”，在“鍵入名稱或直接從列表中選擇”框中，鍵入名稱或單擊“查找”，在“名稱”列表中單擊姓名，再單擊“密件抄送”，單擊“發送”。

　　7.使用郵箱清除工具

　　郵箱清除工具可以顯示郵箱空間和其中每個文件夾的大小，或者把舊項目自動存檔到存檔文件中，還可以根據文件的大小或日期來查找郵件，以便用戶刪除、移動這些郵件來騰出空間。

　　查看郵箱大小的方法：單擊菜單“工具/郵箱清除”，會彈出一個窗口，在其中點擊“查看郵箱的大小”左邊的“單擊此處”按鈕即可。

　　查找符合某條件的項目：在郵箱清除窗口中(見圖3)，選擇“查找早于XX天的項目”、輸入XX天數，然后按“查找”可以找出早于XX天的項目，選擇“查找大于XX KB的項目”則可以找出超過某個大小的項目。

　　自動存檔：在“郵箱清除”窗口中還可以自動存檔，把舊項目移到本機的存檔文件。

　　“已刪除郵件”文件夾的管理：在“郵箱清除”中，按“清空”將永久刪除“已刪除郵件”文件夾中的項目；按“單擊此處”則查看“已刪除的郵件”文件夾的大小。

 

　8.給郵件添加提醒

　　雙擊郵件，單擊“后續標志”按鈕，在“標志”框中，選擇所需的標記(例如“請答復”等)或鍵入個人標記，在“到期時間”框中，輸入日期和時間。以后到期后，該郵件的后續標志將變成紅色，提醒你要進行后續工作。

　　9.自動處理垃圾郵件

　　相信大家一定都收到過無數的垃圾郵件，我們可以用Outlook來處理掉它們，方法如下：

　　(1)引導垃圾和成人內容郵件

　　在Outlook主面板上，單擊“收信箱”文件夾，選擇常用工具欄中“組織”按鈕，打開“組織收件箱”窗口，單擊“垃圾郵件”選項，第一行選為“將垃圾郵件自動‘移動’到垃圾郵件”。為垃圾郵件和成人內容郵件著色，在第一個下拉列表框中選擇“著色”，在第二個下拉列表框中選擇該類郵件的顏色(見圖4)；然后單擊“請單擊此處”鏈接，可修改垃圾郵件規則以及下載更新的篩選程序，單擊“打開”按鈕，可將郵件移動到選中的文件夾。如果沒有“垃圾郵件文件夾”Outlook會詢問是否創建，根據需要選擇是或否。“垃圾郵件”文件夾將被自動添加到面板上。最后關閉對話框即可。

 

　(2)管理垃圾和成人內容發件人列表

　　單擊“收件箱”，顯示“收件箱”文件夾，單擊常用工具欄上組織按鈕，打開“組織收件箱”對話框，單擊“垃圾郵件”，再單擊“請單擊此處”，單擊“編輯垃圾郵件發件人”，打開“編輯垃圾郵件發件人”對話框，單擊“添加”按鈕即可添加一個電子郵件地址，“編輯”可對選中的地址進行編輯，最后確定即可(更詳細內容請參見本刊2005年第3期“據垃圾郵件于門外”一文)。

　　10.制作個性化郵件

　　為了使發出的郵件更加生動，你可以使用各種信紙，或者定義自己的信紙，來制作個性化郵件。

　　使用信紙：單擊“動作/新郵件使用”命令，選擇“其它信紙”，可在后來出現“信紙”列表框中選擇所需的信紙，“信紙”列表框下是“預覽”框，可在其窗口中看到信紙的圖案。

　　如果你想每次都用同樣的信紙，可設置該信紙為默認信紙。具體方法為：進入“工具/選項/郵件格式”，在“信紙與字體”中“以該郵件格式發送”的列表中選擇HTML格式，然后在“默認情況下使用該信紙”的下拉列表框中選擇已提供的信紙。設置默認信紙后，我們可以在“動作/新郵件使用”命令里選擇“無標題”選項，這樣你的郵件的信紙就會變成默認的信紙了。

　　自定義信紙：選擇“工具/選項”命令，單擊“郵件格式”選項卡，在“信紙與字體”欄單擊“信紙選取器”按鈕，單擊“新建”，創建一個新的信紙文件，后面我們就可以按提示的步驟設置該信紙了。

　　11.在日歷中安排郵件回復

　　如果你沒有時間立即回復收到的郵件，可以方便地將其添加到日歷中，安排以后來回復該郵件，當到達該郵件的回復時間時，Outlook將自動通知你。

　　設置方法如下：

　　將該郵件從收件箱拖放到Outlook欄上的日歷圖標或日歷文件夾中，即創建一個新約會(見圖5)；輸入該郵件的回復日期和時間，指定需要的任意其他選項(例如郵件的正文將自動添加到約會)；單擊“保存”并關閉，將該約會添加到日歷中。

 

 

　12.在Outlook XP中啟用即時消息

　　即時消息在Outlook XP中是默認啟用的，如果即時消息被禁用，可以這樣操作：在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“其他”選項卡，在“即時消息”之下，選中“啟用Microsoft Outlook‘即時消息’”復選框。

　　13.在Outlook XP中發送即時消息

　　當已登錄到“即時消息”的用戶，發來郵件時，Outlook XP信息欄就會顯示該用戶的聯機狀態。如果此人正在聯機工作，就可以向對方發送即時消息，方法是：單擊“信息欄”，撰寫郵件，然后單擊“發送”。

　　14.制定會議安排

　　經常或定期要做的事情，只需在日歷上設置一次，Outlook就會每次按時提醒你，操作方法：選擇“Outlook快捷方式”中的“日歷”進入日歷，如果要安排某天的約會，只需在月歷欄中選中日期，然后日期就會出現在左邊的日期欄里，這時用鼠標左鍵拖動，選擇約會開始和結束的時間，選定后單擊右鍵，選擇“新建約會”，在新窗口中填入主題和地點等信息即可。

　　如果在菜單中選擇“新定期會議”，就可以建立一個定期的會議安排“提醒”：在“約會周期”的選項里，設置會議的開始和結束時間，如果是周會則把“定期模式”設定為“按周”，再選定周期和周數即可。

　　15.發送會議安排

　　會議安排制定好以后，需要通知每個與會者，難道還是用跑的方式一個個去通知嗎？就算你用郵件列表，也沒有我方便：只要在會議要求窗口內選擇“計劃”標簽，點擊“添加其他人”按鈕，從通訊錄中提取要參加會議者的名單，最后按發送工具欄上的“發送”即可。

　　16.安排明天任務

　　Outlook XP的任務功能，可以把今后要完成的工作項目，井井有條地安排好，到時候它會提醒你，并且幫你記錄當前任務的完成進度，了解以后還有多少工作要做，方法是：

　　在“Outlook快捷方式”中單擊“任務”，雙擊任務欄的空白處添加一條新的任務；輸入任務的主題，估計開始和截止的時間，還有任務的概要；將“提醒”選項打鉤設置“提醒”的日期和時間，單擊右側的小喇叭圖標，選擇“提醒”播放的聲音。這樣以后當任務開始時，就可以選擇任務完成的狀態和完成度了。

　　17.快捷方便的記事便箋

　　便箋可以方便地讓你記錄任何零零碎碎的信息，并加以分類。使用方法：在Outlook XP中單擊“便箋”，按下“Ctrl+N”可以建立一條便箋，在便箋上輸入你要記錄的信息，任何文本信息都可以；接下來給它分類，在便箋左上角的小圖標上點鼠標左鍵，彈出便箋的屬性菜單(見圖6)，選擇“顏色”改變便箋的顏色以示區別，選擇“類別”可以制定便箋的詳細類別、甚至可以自己制定類別的名稱；選擇”聯系人”可以將你的便箋發給你的同事；最后關閉便箋，它會自動存盤并以便箋的第一行作為標題，非常好找。