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別讓Email偷走你的時間
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| 作者：互聯網轉載
來源：互聯網轉載
發佈時間：6/4/2015 11:15:24 AM
流覽次數：5921
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2012年7月，麥肯錫全球研究所(McKinsey Global Institute)公布的“社交經濟”報告中指出，普通知識型員工28%的上班時間都在處理電子郵件。如果你每周工作50個小時，則代表有14個小時花在了處理郵件上。麥肯錫的報告顯示，通過充分利用社交協作平台，員工可以將處理電子郵件的效率提高25% - 30%，進而節省約7% - 8.5%的時間用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在這類平台上花錢，本文將爲提供一些可操作的方法，讓你不至于在電子郵件上面花費那麽多時間：
1. 取消郵件訂閱。
電子郵件管理服務提供商Baydin分析了500萬封電子郵件後發現，普通電子郵件用戶平均每天收到147條信息，其中會刪除71條(48%)。每刪除一條平均需要3.2秒。聽起來並不算多，也就是每天4分鍾而已，但如果你每周工作時間刪除350封郵件，則需要花費20分鍾，全年累加起來超過16個小時。
或許，我們可以換個角度來看：據“美國人時間使用情況調查”(American Time Use Survey)顯示，孩子不滿六歲的已婚在職父親每天給孩子讀書的時間平均僅有2.4分鍾，還不到普通電子郵件用戶用于刪除電子郵件的時間。要想擺脫收件箱帶給你的麻煩，就得取消你不會閱讀的列表，停止訂閱任何商業信息。
2. 停止使用文件夾。
卡耐基梅隆大學(Carnegie Mellon University)的一篇論文指出，32%的電子郵件用戶同意一種說法：“只要讀完的信息，我就會立即把它歸類到文件夾中。”歸類似乎很有效率，但 Baydin公司CEO亞曆克斯?摩爾認爲，未來需要再次查找郵件時，你會發現，根據不同項目或聯系人創建文件夾是效率最低的一種方式，即便是憑借自己對收件時間的模糊記憶，在收件箱中滾動查找的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以創建一個“歸檔”文件夾，但如果需要查找信息，則可以使用郵箱的搜索功能。
3. 在正確的時間發送電子郵件。
根據Baydin的分析，普通電子郵件用戶每天會寫40條信息，但如果沒人讀這些信息，它們就沒有任何作用。比如，摩爾發現，早上六點鍾發送的信息與之後任何時間發送的信息相比，被打開的幾率更高。另外，午飯後也是閱讀信息的一個小**期。他說：“如果你想請求某人做某事，在對方血糖升高之後，你便越有可能實現自己的目的。”
4. 不要過于頻繁查看電子郵件。
《18分鍾法則：心無旁骛，做正確的事》( 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done)一書的作者彼得?布雷格曼認爲，僅僅經過一代人，處理電子郵件的時間便從零增長到占個人時間的28%，其中是有原因的。他說：“因爲電子郵件造成一種有效工作的假象，所以特別容易讓人分心。”比如，你本應該專心做提案，但你不想這麽做。于是，你跑去查看自己的收件箱。他說：“如果看電視不被懲罰，你或許也會去看電視，而不是寫提案。可是你看不了電視，于是你就跑去查看電子郵件了。”
有更好的解決方法嗎?有，那就是分批處理法。布雷格曼每天查看三次電子郵件，並且發現這種方式可以每周節省多個小時。他說：“從沒人抱怨沒有及時收到回信。”如果每天查看三次不適合，可以嘗試每一個小時查看一次，集中精力工作40分鍾，然後用20分鍾處理收件箱。如此一來，你會發現自己的工作效率將會大大提高。
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